Overstappen van MS Excel naar Power BI: vijf argumenten die jou over de drempel helpen

Het is een van de meest effectieve selfservice BI-tools die er bestaat en de grote broer van Microsoft Excel. Precies daarin zit voor veel van onze klanten de bottleneck. Want: waarom overstappen op Power BI wanneer je al je nu je overzichten in Excel maakt?

We horen meer dan eens dat MS Excel de tool is waarmee overzicht wordt gehouden op betalingen, klantresultaten en andere processen. Herkenbaar? Wij stellen een kritische vraag: geeft MS Excel overzicht óf inzicht? Want je wilt dat laatste! In deze blog beschrijven we vijf functionaliteiten van Power BI die jou overtuigen om je keuze voor deze tool en sluiten we af met een spreadsheet waarin we functies van Exel en Power BI naast elkaar leggen.

Argument 1: Het gebruiksgemak

Altijd prettig: een programma dat je goed onder de knie hebt. Je kent de knoppen en functionaliteiten. En grote kans dat dat voor jou geldt bij Microsoft Excel. Maar wij verklappen: Power BI heeft voor jou weinig geheimen wanneer je al veel ervaring hebt met Microsoft Excel. Waar Excel vooral een veel gebruikt rapportagetool voor bedrijven is, biedt Power BI bedrijven krachtige analyse- en dashboardfuncties. En ja, dat zijn twee verschillende dingen. Komen we later op terug.

De overstap naar Power BI niet maken vanwege het gebruiksgemak van Excel: geen excuus. Je bent niet afhankelijk van de IT-afdeling om Power BI goed te gebruiken. Het mooie van Power BI is het gemak (lees: met beperkte creativiteit of ontwerpvaardigheden) waarmee gegevens visueel aantrekkelijk en netjes gepresenteerd kunnen worden. Met ‘drag-and-drop’, vergroten of verkleinen, kopiëren en plakken: mensen die bekend zijn met de Microsoft Office producten, kunnen snel van start. Met gemak maak je gepersonaliseerde dashboards, rapporten en grafieken die specifiek aansluiten op jouw behoeften en met behulp van gegevens die er echt toe doen.

Belangrijkste functies	Wat Power BI je biedt:
Interactieve dashboards	Meerdere datavisualisaties in één interface
Aanpasbare visualisaties	Breed scala aan visualisatiefuncties beschikbaar die ook nog eens eenvoudig te bedienen zijn
(standaard)connectors en real time verbinding	Een verbinding met andere online services zodat analyses en ontwikkelingen live vertoond worden
Delen = gemakkelijk	Het Cloud-gebaseerd analyseplatform maakt het altijd en overal delen mogelijk
Besparing van tijd en middelen	De mogelijkheid om direct in te spelen in bedrijfsontwikkelingen

Iedereen die Excel kan gebruiken, kan Power BI gebruiken. En die laatste is veel krachtiger dan zijn tegenhanger. Dat brengt is bij het volgende argument.

Argument 2: Zelfs met grote hoeveelheden data, werkt Power BI snel

Power BI heeft zeer indrukwekkende compressiemogelijkheden. Veel systemen hebben moeite om een 300 megabyte .csv te openen. Dat maakt bijvoorbeeld het creëren van een analyse of rapportage in Excel een uitdaging. Met Power BI hoeven grote datasets niet in omvang verkleind en geaggregeerd te worden om een meer omvattende analyse te tonen. De meest gedetailleerde details en samenvattingen kunnen in één bestand voorkomen en zijn toegankelijk via details.

Met Power BI kan je al jouw gegevens samenbrengen en er zinvolle inzichten uit verkrijgen – zonder dat je de gegevens handmatig hoeft te extraheren, organiseren en visualiseren. Gegevens ophalen uit verschillende databases en van verschillende indelingen is een koud kunstje met Power BI. En wat dit laatste betreft: er wordt inderdaad steeds meer nadruk gelegd op het ophalen van gegevens van meerdere open source en eigen cloudplatforms en -services. De Power BI REST API gebruik je voor het pushen van gegevens vanuit elke cloudconfiguratie. Ontvang interactieve grafieken en grafieken als de perfecte antwoorden op vragen in de natuurlijke menselijke taal.

Argument 3: Realtime volgen van trends en ontwikkelingen

Het is voor bedrijven steeds belangrijker om snel en adequaat in te spelen op ontwikkelingen. Inzicht in trends is daarom van wezenlijk belang. Het analyseren van trends: dat is precies wat Power BI voor je doet. En het is nog eenvoudig ook. Met ingebouwde functies voor tijdintelligentie duurt het enkele seconden om grote hoeveelheden gegevens te bekijken. De apparaten en bronnen voor het streamen van gegevens zijn bijvoorbeeld fabriekssensoren, sociale mediabronnen, statistieken van servicegebruik of… noem het maar. Power BI geeft je toegang tot al deze gegevens, ondanks verschillende dimensies en kenmerken, en stelt je in staat dashboards in realtime bij te werken.

Argument 4: Met Power BI maak je onderscheid wie welke gegevens mag inzien

Het rondsturen van ingewikkelde en grote Excel-documenten waarbij je vooraf bepaalde informatie hebt verwijderd, of de PDF waarvan je een nieuwe versie hebt opgeslagen omdat je een aantal pagina’s wilde verwijderen – dat is verleden tijd met Power BI. Naast dat het delen van dit soort bestanden veel tijd en ruimte in beslag neemt, is het ook foutgevoelig. Nog los van het risico dat gevoelige data wordt verspreid. Power BI maakt het mogelijk gegevens te visualiseren zodat de juiste medewerker zicht heeft op de juiste processen.

Natuurlijk wil je zelf bepalen welke werknemers, welke gegevens mogen inzien. Beveiliging op rij-niveau (RLS genoemd) kan in Power BI worden gebruikt om de toegang tot gegevens voor bepaalde gebruikers te beperken. Jij definieert de filters en rollen.

Argument 5: Je valt niet over de prijs

Power BI en Power BI Desktop zijn gratis in gebruik. Alleen voor Power BI Pro betaal je een licentie van € 8,40 per gebruiker per maand. Power BI Pro is ook beschikbaar als onderdeel van Office 365 Enterprise E5. Alles over de kosten lees je in dit Grover Artikel: Power BI een betaalbare en laagdrempelige BI tool

Conclusie

Power BI biedt jou met statistische functies en berekeningen voor grotere datasets snel en eenvoudig zicht op je bedrijfsproces. Het is ons meer dan duidelijk dat Power BI meer inzicht biedt in vergelijk met Excel en we hopen ook jou overtuigd te hebben! En anders doen we dat wel met onze een korte opsomming en last but not least: een spreadsheet.

• Gegevensanalyse
  Power BI kan jouw bedrijfsgegevens verzamelen, ongeacht waar deze te vinden zijn: in de cloud of lokaal. Power BI biedt snel en eenvoudig toegang tot deze gegevens. Je hebt een live 360° beeld van je bedrijf;
• Interactieve dashboards
  Medewerkers kunnen alle gegevens op slechts één scherm zien en de Power BI Mobile-apps worden automatisch bijgewerkt met wijzigingen in de gegevens. Iedereen heeft op elke plaats toegang tot de juiste gegevens en rapporten.
• Gebruiksvriendelijk: Met de intuïtieve tools kan je de onderliggende gegevens verkennen, waardoor je eenvoudig de antwoorden kunt vinden die je nodig hebt.
• Data visualisatie: Met Power BI kan je zowel creatief als productief zijn. Combineer gegevens uit verschillende databases, bestanden en webservices met de visuele tools in Power BI en je hebt een uniek view op jouw bedrijfsproces(sen).