Digitaliseren van het archief

Ook al die mappen en dozen van het oude archief zat? Een fysiek archief neemt gauw veel ruimte in beslag, is onhandig, rommelig en onoverzichtelijk. Maar je moet de oude archivering wel bewaren… wat als dat volledig digitaal kon? En wel zo, dat je in het archief én in documenten zelf de zoekfunctie kan gebruiken.

Laat ons jouw archief inzichtelijk en bruikbaar maken

Veel organisaties die al wat jaren bestaan hebben fysieke archieven. Kasten en kasten met dozen en mappen in een kelder of zelfs op een externe locatie, waar niemand ooit komt. Beheer op een fysiek archief is moeilijk. Ook het gebruik ervan is niet handig. Een digitaal beschikbaar, toegankelijk archief scheelt ruimte, geld én tijd.

Wat we doen:

 

  Organiseren en indexeren fysiek archief

  Klaarmaken voor transport

  Scan-on-demand met een van onze partners

  Toevoegen digitale bestanden aan de eigen omgeving

Wij zijn heel tevreden over GROVER underdogs. Ik raad GROVERs hulp zeker aan bij organisaties die met dezelfde soort problemen kampen.  En een van de jongens vertelde trots dat hij net was verhuisd naar een woning die hij bij ons huurt. Zo’n persoonlijke connectie met de werknemers is pas echt leuk.

Nanda de Jong

Vastgoedinformatie

De jongens verbleven in het mooiste hotel van Raalte, ik heb ze hier zelf tweeënhalve dag zien lopen. Daarna hebben ze het netjes op afstand afgehandeld. Er zijn verschillende corporaties geweest die vroegen hoe het hier is verlopen met GROVER dus ik heb hen gelijk kunnen aanraden!

Erwin Bakker

Financiële planning

Voordelen van digitalisering

Overzichtelijk

Het archief organiseren voordat het op transport gaat, brengt structuur aan in chaos. Vooral oude archieven waar lang geen actief beheer op is geweest kunnen vol staan met documentatie die niet meer relevant is of niet volgens de juiste werkwijze is opgeslagen. Tijdens het organiseren maken de Buitengewone Talenten een handige index van alles wat weg kan en wat gedigitaliseerd wordt.

Toegankelijk

Het organiseren van het archief vooraf zorgt voor een snelle scan en nette output. Zo kunnen onze Talenten meteen aan de slag met de lijsten digitale bestanden die we terugkrijgen van de scanpartij. Deze bestanden worden op de gewenste manier in je eigen systeem gezet. Door logische structuur en digitale toegang, is het archief makkelijk te raadplegen voor alle werknemers.

Voordelig

Onze dataspecialisten ontzorgen. Door volledig uit te besteden minimaliseren we de tijd die eigen werknemers hoeven te besteden aan de digitalisering. Zo krijg je na de afgesproken tijd ‘vanzelf’ je archief digitaal beschikbaar. Benieuwd naar onze tarieven? Bel ons of vraag direct een offerte aan!

Onze aanpak

Fase 1

Organisatie fysiek archief

Afhankelijk van de staat van het fysieke archief, moet het eerst georganiseerd worden. We labelen de onderdelen die bewaard moeten blijven en maken een index. Al het materiaal dat gedigitaliseerd wordt, komt op deze index en maken we klaar voor transport. Ook als het archief al vrij schoon is, moeten de mappen en dozen geïndexeerd worden en klaargemaakt voor transport. 

Fase 2

Transport en opslag

Transport, opslag en digitaliseren (Fase 3) doen wij met een partner. Deze partner voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van beveiliging. Transport naar en archiefopslag op locatie horen bij deze stap. Ook de onderdelen die niet zijn gelabeled voor digitalisering kunnen mee op transport voor vernietiging door deze partij.

Fase 3

Voorbereiden en scannen

Voorafgaand aan het scannen moeten alle losse papieren voorbereid worden: hoekjes gladgestreken, paperclips en nietjes verwijderd, opgevouwen papieren uitgeklapt, etc. Het scannen zelf kan daarna plaatsvinden (scan-on-demand). Bij elkaar horende documenten worden meteen georganiseerd volgens vooraf bepaalde criteria, zoals 1 map wordt 1 pdf-bestand. Ook kunnen we een OCR-laag laten aanbrengen, waardoor werknemers in bestanden zelf de zoekfunctie kunnen gebruiken. 

Fase 4

Bruikbaar maken digitaal archief

Nadat het archief is gescand en digitaal georganiseerd, gaan de Buitengewone Talenten aan de slag om het beschikbaar te stellen voor de werknemers. Dit houdt in dat het aangeleverde archief wordt toegevoegd aan de digitale omgeving van de klant, eventueel in een nieuw ingerichte dataroom. Ook kunnen wij toelichting over het beste gebruik van het digitale archief meegegeven, zodat alle werknemers snel en gemakkelijk het archief gebruiken.

Meer informatie over onze werkwijzen en kosten?

Succesverhalen

Digitalisering in de zorg

Digitalisering in de zorg: eerst moet de basis op orde zijnIn het Financieele Dagblad van 21 juni is de bijlage Future in Health verschenen. En wie vind je daarin terug? GROVER underdogs! De Nederlandse gezondheidszorg staat voor grote uitdagingen, waaronder...

Van veilige werkvloer naar innovatie

Hoe een organisatie meer kan halen uit het beschikbaar potentieel! Volgens het Financieel Dagblad  is ongeveer 20% van de wereldbevolking neurodivergent. Onder “neurodivergent” verstaan we verschillende labels als hoogbegaafdheid, hoogsensitiviteit, autisme, adhd,...

NIEUW de Underdogs Academy!

Gouda, Nederland – Een initiatief gericht op het bieden van kansen in de IT-sector aan neurodivergente mensen en mensen met chronische ziekten Een Nieuwe Kans voor Buitengewone Talenten Het is algemeen bekend dat...

Boeken over autisme: een aantal reviews

Laatst plaatsten wij op LinkedIn een drietal boekreviews die onze werknemer Johan heeft geschreven. Als onderneming die veel werkt met mensen die autisme hebben, is het goed om te blijven leren. Wat is autisme nou echt? Wat zijn goede manieren om het te begrijpen...

Trede 3 op de Prestatieladder Socialer Ondernemen

GROVER underdogs is op de PSO-Prestatieladder ingestapt op Trede 3. Dat betekent dat we koploper zijn als het gaat om werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare arbeidspositie. Er zijn bij ons nu meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkzaam, dan bij...

Robotic Process Automation door GROVER underdogs

Robotic Process Automation (RPA) is het automatiseren van bedrijfsprocessen met software robots. Zo’n robot kan een scherm lezen, dingen aanklikken, tekst selecteren, typen, kopiëren en plakken. RPA wordt veel ingezet voor repetitieve digitale werkprocessen, zoals...

Waarom kiezen we bij GROVER  voor de underdog?

Overal waar concurrentie is, zijn underdogs. In een wedstrijd staan de underdogs als zwakkere partij tegenover de favoriet, die verwacht wordt te winnen. Zo ook op de arbeidsmarkt. Een baan zoeken betekent dat je een zo goed mogelijk cv toont om de functie te...

Efficiency-verslaving op de werkvloer

Even ‘niets’ doen? Met de smartphone binnen handbereik kan er áltijd wel iets geregeld, verstuurd of gekocht worden. We zijn verslaafd geraakt aan efficiëntie. Niet alleen in ons dagelijks leven, ook op de werkvloer. We werken snel en dus goedkoop, het liefst...

Wil je jouw informatie ook op orde?

Neem direct contact op met Giedo! Bel 0182 – 715 335 of mail ons!