Digitaliseren van het archief
Ook al die mappen en dozen van het oude archief zat? Een fysiek archief neemt gauw veel ruimte in beslag, is onhandig, rommelig en onoverzichtelijk. Maar je moet de oude archivering wel bewaren… wat als dat volledig digitaal kon? En wel zo, dat je in het archief én in documenten zelf de zoekfunctie kan gebruiken.
Laat ons jouw archief inzichtelijk en bruikbaar maken
Veel organisaties die al wat jaren bestaan hebben fysieke archieven. Kasten en kasten met dozen en mappen in een kelder of zelfs op een externe locatie, waar niemand ooit komt. Beheer op een fysiek archief is moeilijk. Ook het gebruik ervan is niet handig. Een digitaal beschikbaar, toegankelijk archief scheelt ruimte, geld én tijd.
Wat we doen:
Organiseren en indexeren fysiek archief
Klaarmaken voor transport
Scan-on-demand met een van onze partners
Toevoegen digitale bestanden aan de eigen omgeving
Wij zijn heel tevreden over GROVER underdogs. Ik raad GROVERs hulp zeker aan bij organisaties die met dezelfde soort problemen kampen. En een van de jongens vertelde trots dat hij net was verhuisd naar een woning die hij bij ons huurt. Zo’n persoonlijke connectie met de werknemers is pas echt leuk.
De jongens verbleven in het mooiste hotel van Raalte, ik heb ze hier zelf tweeënhalve dag zien lopen. Daarna hebben ze het netjes op afstand afgehandeld. Er zijn verschillende corporaties geweest die vroegen hoe het hier is verlopen met GROVER dus ik heb hen gelijk kunnen aanraden!
Voordelen van digitalisering
Overzichtelijk
Het archief organiseren voordat het op transport gaat, brengt structuur aan in chaos. Vooral oude archieven waar lang geen actief beheer op is geweest kunnen vol staan met documentatie die niet meer relevant is of niet volgens de juiste werkwijze is opgeslagen. Tijdens het organiseren maken de Buitengewone Talenten een handige index van alles wat weg kan en wat gedigitaliseerd wordt.
Toegankelijk
Het organiseren van het archief vooraf zorgt voor een snelle scan en nette output. Zo kunnen onze Talenten meteen aan de slag met de lijsten digitale bestanden die we terugkrijgen van de scanpartij. Deze bestanden worden op de gewenste manier in je eigen systeem gezet. Door logische structuur en digitale toegang, is het archief makkelijk te raadplegen voor alle werknemers.
Voordelig
Onze dataspecialisten ontzorgen. Door volledig uit te besteden minimaliseren we de tijd die eigen werknemers hoeven te besteden aan de digitalisering. Zo krijg je na de afgesproken tijd ‘vanzelf’ je archief digitaal beschikbaar. Benieuwd naar onze tarieven? Bel ons of vraag direct een offerte aan!
Onze aanpak
Fase 1
Organisatie fysiek archief
Afhankelijk van de staat van het fysieke archief, moet het eerst georganiseerd worden. We labelen de onderdelen die bewaard moeten blijven en maken een index. Al het materiaal dat gedigitaliseerd wordt, komt op deze index en maken we klaar voor transport. Ook als het archief al vrij schoon is, moeten de mappen en dozen geïndexeerd worden en klaargemaakt voor transport.
Fase 2
Transport en opslag
Transport, opslag en digitaliseren (Fase 3) doen wij met een partner. Deze partner voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van beveiliging. Transport naar en archiefopslag op locatie horen bij deze stap. Ook de onderdelen die niet zijn gelabeled voor digitalisering kunnen mee op transport voor vernietiging door deze partij.
Fase 3
Voorbereiden en scannen
Voorafgaand aan het scannen moeten alle losse papieren voorbereid worden: hoekjes gladgestreken, paperclips en nietjes verwijderd, opgevouwen papieren uitgeklapt, etc. Het scannen zelf kan daarna plaatsvinden (scan-on-demand). Bij elkaar horende documenten worden meteen georganiseerd volgens vooraf bepaalde criteria, zoals 1 map wordt 1 pdf-bestand. Ook kunnen we een OCR-laag laten aanbrengen, waardoor werknemers in bestanden zelf de zoekfunctie kunnen gebruiken.
Fase 4
Bruikbaar maken digitaal archief
Nadat het archief is gescand en digitaal georganiseerd, gaan de Buitengewone Talenten aan de slag om het beschikbaar te stellen voor de werknemers. Dit houdt in dat het aangeleverde archief wordt toegevoegd aan de digitale omgeving van de klant, eventueel in een nieuw ingerichte dataroom. Ook kunnen wij toelichting over het beste gebruik van het digitale archief meegegeven, zodat alle werknemers snel en gemakkelijk het archief gebruiken.
Meer informatie over onze werkwijzen en kosten?
Succesverhalen
Wil je jouw informatie ook op orde?
Neem direct contact op met Giedo! Bel 0182 – 715 335 of mail ons!