0182 - 715 335 welkom@grover.nl

Digitaliseren van het archief

Ook al die mappen en dozen van het oude archief zat? Een fysiek archief neemt gauw veel ruimte in beslag, is onhandig, rommelig en onoverzichtelijk. Maar je moet de oude archivering wel bewaren… wat als dat volledig digitaal kon? En wel zo, dat je in het archief én in documenten zelf de zoekfunctie kan gebruiken.

Laat ons jouw archief inzichtelijk en bruikbaar maken

Veel organisaties die al wat jaren bestaan hebben fysieke archieven. Kasten en kasten met dozen en mappen in een kelder of zelfs op een externe locatie, waar niemand ooit komt. Beheer op een fysiek archief is moeilijk. Ook het gebruik ervan is niet handig. Een digitaal beschikbaar, toegankelijk archief scheelt ruimte, geld én tijd.

Wat we doen:

 

  Organiseren en indexeren fysiek archief

  Klaarmaken voor transport

  Scan-on-demand met een van onze partners

  Toevoegen digitale bestanden aan de eigen omgeving

Wij zijn heel tevreden over GROVER underdogs. Ik raad GROVERs hulp zeker aan bij organisaties die met dezelfde soort problemen kampen.  En een van de jongens vertelde trots dat hij net was verhuisd naar een woning die hij bij ons huurt. Zo’n persoonlijke connectie met de werknemers is pas echt leuk.

Nanda de Jong

Vastgoedinformatie

De jongens verbleven in het mooiste hotel van Raalte, ik heb ze hier zelf tweeënhalve dag zien lopen. Daarna hebben ze het netjes op afstand afgehandeld. Er zijn verschillende corporaties geweest die vroegen hoe het hier is verlopen met GROVER dus ik heb hen gelijk kunnen aanraden!

Erwin Bakker

Financiële planning

Voordelen van digitalisering

Overzichtelijk

Het archief organiseren voordat het op transport gaat, brengt structuur aan in chaos. Vooral oude archieven waar lang geen actief beheer op is geweest kunnen vol staan met documentatie die niet meer relevant is of niet volgens de juiste werkwijze is opgeslagen. Tijdens het organiseren maken de Buitengewone Talenten een handige index van alles wat weg kan en wat gedigitaliseerd wordt.

Toegankelijk

Het organiseren van het archief vooraf zorgt voor een snelle scan en nette output. Zo kunnen onze Talenten meteen aan de slag met de lijsten digitale bestanden die we terugkrijgen van de scanpartij. Deze bestanden worden op de gewenste manier in je eigen systeem gezet. Door logische structuur en digitale toegang, is het archief makkelijk te raadplegen voor alle werknemers.

Voordelig

Onze dataspecialisten ontzorgen. Door volledig uit te besteden minimaliseren we de tijd die eigen werknemers hoeven te besteden aan de digitalisering. Zo krijg je na de afgesproken tijd ‘vanzelf’ je archief digitaal beschikbaar. Benieuwd naar onze tarieven? Bel ons of vraag direct een offerte aan!

Onze aanpak

Fase 1

Organisatie fysiek archief

Afhankelijk van de staat van het fysieke archief, moet het eerst georganiseerd worden. We labelen de onderdelen die bewaard moeten blijven en maken een index. Al het materiaal dat gedigitaliseerd wordt, komt op deze index en maken we klaar voor transport. Ook als het archief al vrij schoon is, moeten de mappen en dozen geïndexeerd worden en klaargemaakt voor transport. 

Fase 2

Transport en opslag

Transport, opslag en digitaliseren (Fase 3) doen wij met een partner. Deze partner voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van beveiliging. Transport naar en archiefopslag op locatie horen bij deze stap. Ook de onderdelen die niet zijn gelabeled voor digitalisering kunnen mee op transport voor vernietiging door deze partij.

Fase 3

Voorbereiden en scannen

Voorafgaand aan het scannen moeten alle losse papieren voorbereid worden: hoekjes gladgestreken, paperclips en nietjes verwijderd, opgevouwen papieren uitgeklapt, etc. Het scannen zelf kan daarna plaatsvinden (scan-on-demand). Bij elkaar horende documenten worden meteen georganiseerd volgens vooraf bepaalde criteria, zoals 1 map wordt 1 pdf-bestand. Ook kunnen we een OCR-laag laten aanbrengen, waardoor werknemers in bestanden zelf de zoekfunctie kunnen gebruiken. 

Fase 4

Bruikbaar maken digitaal archief

Nadat het archief is gescand en digitaal georganiseerd, gaan de Buitengewone Talenten aan de slag om het beschikbaar te stellen voor de werknemers. Dit houdt in dat het aangeleverde archief wordt toegevoegd aan de digitale omgeving van de klant, eventueel in een nieuw ingerichte dataroom. Ook kunnen wij toelichting over het beste gebruik van het digitale archief meegegeven, zodat alle werknemers snel en gemakkelijk het archief gebruiken.

Meer informatie over onze werkwijzen en kosten?

Succesverhalen

Timon

Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.Handmatige datamigratie...

Trivire

Trivire besteedt handmatige documentenkoppeling uit aan GROVER underdogs Aan het woord is William Luijten, adviseur informatie management van woningcorporatie Trivire. Het eerste contact tussen GROVER underdogs en Trivire dateert van juni 2023. “Onze ervaring met...

QuaWonen

Van stoffig archief naar kansrijke toekomst Buitengewone Talenten banen de weg naar digitalisering Wat heb je aan een papieren archief als je de juiste informatie niet kan vinden? Door digitalisering van het archief wordt informatie vindbaar, toegankelijk en...

Doxis

Doxis vindt mankracht bij GROVER Het blijft lastig om voor sommige vacatures de juiste kandidaten te vinden. Dit is ook de ervaring van Doxis, expert in informatiemanagement. Door de schaarste op de arbeidsmarkt stellen jonge, net afgestudeerden meer eisen aan hun...

Vesteda

Archiveren van duizenden documenten lukt binnen drie weken Het werk blijft zich opstapelen terwijl er handen te kort zijn. Zo merkten de informatiespecialisten van Vesteda. Er lag al een tijdje een monsterklus op hen te wachten; het archiveren van duizenden...

Deltion College

Deltion blijft up-to-date door inzet buitengewone talenten ‘De projectgroep OSIRIS van Deltion zat even met de handen in het haar,’ vertelt Patricia Beltman. ‘De koppeling tussen een registratiesysteem en ons nieuwe StudentenInformatieSysteem (SIS) OSIRIS is er nog...

Driestar

Nauwkeurige datamigratie dankzij IT-talent: het mes snijdt aan twee kanten Waar verschillen op de werkvloer geaccepteerd worden, komt talent tot zijn recht. En daar wil GROVER aan bijdragen. In de afgelopen weken ondertekenden drie nieuwe krachten een contract bij...

Wil je jouw informatie ook op orde?

Neem direct contact op met Giedo! Bel 0182 – 715 335 of mail ons!